会議コストの計算式はこれだけ

それだけです。特別な理論はありません。ただ、この単純な式が普段まったく意識されていないところに問題があります。

備品を1万円買うときには稟議を通すのに、10人を1時間集める会議は、カレンダーの空きさえあれば誰でも設定できてしまう。金額に直してみると、後者のほうが高いことも珍しくありません。

この式の使い方のコツは、会議の招集メールを書く前に一度だけ計算してみることです。「これだけの金額を使って、その議題を扱う価値があるか」を自分に問う。それだけで、招集する会議の数は自然に減ります。

時間単価の出し方

参加者の時間単価は、次の式で概算できます。

ここで注意したいのは、年間人件費は額面の給与ではないという点です。社会保険料の会社負担分、賞与、退職給付、福利厚生費などを含めた総額が、会社から見た本当の人件費です。目安としては、給与総額におおむね1.2〜1.5倍程度を掛けた額を使う考え方が一般的です。正確な係数は会社ごとに違うので、経理に聞くのが最も確実です。

年間労働時間は、年間の所定労働日数×1日の所定労働時間で出ます。年間240日勤務・1日8時間なら1,920時間です。

厳密な数字である必要はありません。桁が合っていれば、議論を始めるには十分です。

実際に計算してみる

仮に、時間単価4,000円の社員が参加する会議を考えます。この単価が自社に合っているかは、前節の式でご自身の数字に置き換えてください。

定例会議は、1回では小さく見えても年単位では大きな金額になります。「10人・1時間・週1回」の定例を1つ減らすか、参加者を半分にするか、30分に短縮するか。どれを選んでも年間100万円規模の話になります。

この表の数字は、あくまで仮の時間単価に基づく計算例です。自社の単価を入れて作り直してみてください。

計算に含まれない「隠れコスト」

基本式で出るのは会議中の時間だけです。実際にはその前後にも時間が使われています。

• 準備時間：資料作成、事前の情報収集、根回し
• 移動時間：拠点間の移動、会議室への往復
• 復帰コスト：中断された作業に戻り、集中を取り戻すまでの時間
• 会議後の処理：議事録作成、決定事項の共有、宿題の整理

特に見落とされやすいのが復帰コストです。集中して作業していた人が会議で中断されると、会議が終わってすぐ元の生産性に戻るわけではありません。この分は計算式に現れませんが、確実に発生しています。

聞き返しは、全員の時間を同時に奪う

ここからが本題です。会議コストを下げる方法として、まず思い浮かぶのは「人を減らす」「時間を短くする」「回数を減らす」でしょう。どれも正しいのですが、もう1つ、ほとんど手がつけられていない領域があります。

会議中の時間あたりの密度です。

オンライン会議で「すみません、もう一度お願いします」が出るたびに、失われるのは発言者1人の時間ではありません。参加者全員の時間が同時に止まります。10人の会議で1回の聞き返しに20秒かかったなら、消費されたのは200秒分の人件費です。

これが1回の会議で10回起きれば、約33分相当。1時間の会議のうち半分以上が、伝達の失敗を修復するために使われている計算になります。

まとめ

会議を金額で見る習慣がつくと、招集の判断が変わります。そして一度その目線を持つと、「音が悪いまま何年も続けている定例会議」が、かなり高額な放置であることに気づくはずです。

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